İmha Saklama Politikası

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ENDÜLÜS KROM MAKİNA METAL İŞLERİ İTH. VE İHR. SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.

 

KİŞİSEL VERİ 

SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

 

 

 

 

 

  1. AMACI

 

Endülüs Krom Makina Metal İşleri İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. (“Endülüs Krom Makine”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası  (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Endülüs Krom Makine tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

 

Elektronik ortamlar:

    • LUKA NETSİS
    • E-Posta Kutusu
    • Microsoft Office Programları
    • Görüntü Kayıt Cihazları

 

Fiziksel ortamlar:

    • Birim Dolapları
    • Klasörler
    • Arşiv

 

  1. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Endülüs Krom Makine tarafından özellikle:

  1. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi, 
  2. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, 
  3. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası, 
  4. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,

Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

 

Saklamayı gerektiren sebepler:

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
  2. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
  3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Endülüs Krom Makine’nin meşru menfaatinin olması,
  4. Kişisel verilerin Endülüs Krom Makine’nin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
  5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Endülüs Krom Makine tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

 

  1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
  4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
  6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

 

Endülüs Krom Makine, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Endülüs Krom Makine bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

 

4.1 Teknik Tedbirler

    • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
    • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
    • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
    • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
    • Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
    • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
    • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
    • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
    • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
    • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
    • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
    • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
    • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
    • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
    • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
    • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
    • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
    • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
    • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
    • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
    • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
    • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
    • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
    • Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
    • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
    • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
    • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

 

4.2 İdari Tedbirler

    • Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
    • İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Endülüs Krom Makine içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
    • Endülüs Krom Makine personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Endülüs Krom Makine ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
    • Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
    • Endülüs Krom Makine tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
    • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
    • Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenl